達2000年度科技事業(yè)單位檔案管理國家二級標準

主要工作人員：張再興 周新文 李華憲 周懋蓉 楊海龍

 

     根據(jù)云衛(wèi)辦發(fā)（1998）213號文件《關(guān)于在省級衛(wèi)生系統(tǒng)開展目標管理工作的通知》精神，我所云發(fā)（1998）50號文成立檔案目標管理領(lǐng)導(dǎo)小組，決定按國家二級檔案標準管理本所檔案。經(jīng)過三年的努力，于2000年10月27日通過了省檔案局組織的考核驗收，達到科技事業(yè)單位檔案管理國家二級標準。

多年來， 我所在省衛(wèi)生廳和各有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)、關(guān)心和支持下，全所干部職工團結(jié)拼搏，使我省的瘧疾防治工作得到了較快的發(fā)展，為保障瘧區(qū)居民的身體健康和當?shù)氐慕?jīng)濟建設(shè)作出了應(yīng)有的貢獻。與之相適應(yīng)的瘧疾防治研究檔案管理工作，在云南省衛(wèi)生廳檔案管理部門和省、地檔案局的熱情指導(dǎo)和大力幫助下，在過去多年工作的基礎(chǔ)上，特別是在1998年以來開展的綜合目標管理和晉升云南省科技事業(yè)單位檔案管理國家二級標準活動中得到了突破性的進展，步入了制度化、規(guī)范化、標準化、科學(xué)化和初步現(xiàn)代化的軌道。

3            檔案工作管理體制：

    我所歷屆黨政領(lǐng)導(dǎo)班子對瘧防和科研檔案工作都比較重視。1957年建所時就開始建立人事文書檔案和財務(wù)檔案，由辦公室統(tǒng)一管理。至1967年，干部人事檔案由勐海縣委組織部管理，1968年遷入思茅后由地委組織部、人事局代管。1979年后，干部管理人事權(quán)下放，全部檔案退還單位自行管理。1979年起設(shè)資料科（后為科技信息室），負責科技檔案和資料方面的工作；1980年4月29日發(fā)生火災(zāi)后，立即組織專業(yè)人員赴各地州防疫站、衛(wèi)生局、檔案館抄寫、復(fù)印，加之所內(nèi)外有關(guān)人員的提供，使得我所受損失的資料得以補充完善，至1988年思茅地區(qū)開展科技檔案檢查評比時，受到思茅地區(qū)檔案部門的好評。1999年成立綜合檔案室以前，本所辦公室和科技信息室為各自分別管理的人事、文書檔案和防治、科研、教學(xué)檔案做了不少基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作；基本完成建所以來的檔案立卷工作（此次因達標和計算機現(xiàn)代化管理的需要全部重新分類立卷）。1998年11月擬定我所檔案目標管理達標升級計劃以來，我所的干部職工特別是領(lǐng)導(dǎo)干部認真學(xué)習(xí)檔案管理法律、法規(guī)，全所干部職工統(tǒng)一了認識，增強了檔案意識和法制觀念，積極支持檔案工作，為我所檔案綜合目標管理打下了堅實的思想基礎(chǔ)。

二、檔案人員素質(zhì)：

本所檔案專、兼職人員的配備能適應(yīng)工作的需要。3名專職人員學(xué)歷為大專畢業(yè)2人，大專結(jié)業(yè)1人；7名兼職檔案員學(xué)歷為大學(xué)本科畢業(yè)1人，大專畢業(yè)4人，中專及以下2人。這些專、兼職檔案人員通過外送進修學(xué)習(xí)、請老師到本所講課、自學(xué)等途經(jīng)均完成了5門專業(yè)課程的學(xué)習(xí)，具有一定的檔案工作基礎(chǔ)素質(zhì)。

三、檔案管理現(xiàn)狀：

1、庫房建設(shè)：1999年2月成立了云南省瘧疾防治研究所綜合檔案室，實現(xiàn)了文書、會計、科技等各門類、載體檔案的集中統(tǒng)一管理。在事業(yè)經(jīng)費并不寬裕的情況下，于2000年投資 34000余元購置安裝檔案庫房密集架 3組 8列；調(diào)整并改造了檔案庫房，實行了檔案庫房、辦公室、閱覽室三分開，為檔案綜合管理、維護檔案的完整性與安全創(chuàng)造了條件。

2、制度建設(shè)：1998年11月以來，我所成立了組織，在原有制度的基礎(chǔ)上，逐步修改、完善和制定了《云南省瘧疾防治研究所檔案管理暫行辦法》、《云南省瘧疾防治研究所檔案庫房管理制度》、《云南省瘧疾防治研究所檔案室崗位職責》、《云南省瘧疾防治研究所辦公室、科技信息室工作職責》、《云南省瘧疾防治研究所檔案管理人員崗位職責、兼職檔案員職責》、《云南省瘧疾防治研究所檔案保密制度》、《云南省瘧疾防治研究所檔案借閱制度》、《云南省瘧疾防治研究所檔案整理制度》以及統(tǒng)計、移交、保管、保管期限等制度、暫行辦法、規(guī)定等共23個，并將這些制度和辦法印發(fā)給全所各科室執(zhí)行，使我所的檔案工作有章可循，走上了制度化管理的規(guī)道。[NextPage]

3、業(yè)務(wù)規(guī)范建設(shè)：我所的檔案管理工作從分類立卷抓起，按《機關(guān)檔案計算機管理》軟件的規(guī)范要求用計算機進行卷內(nèi)目錄、案卷目錄、保管期限等錄入工作，所使用的檔案裝具、備考表、裝訂線、卷殼等均統(tǒng)一向省、地、市檔案部門購買，盡量做到標準統(tǒng)一，整齊規(guī)范。日常工作中能嚴格按《云南省瘧疾防治研究所檔案分類編號細則》及我所的各項檔案管理工作制度、規(guī)定、辦法和標準來開展工作，以確保我所檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。

 4、在整個檔案工作過程中，我所始終堅持質(zhì)量第一的原則，從文書處理工作，檔案的整理編目到上架排放，充分發(fā)揮檔案網(wǎng)絡(luò)的作用，嚴格把好質(zhì)量關(guān)，1986年以來，本所文書、會計、科技等各門類檔案的歸檔率達99.3%，完整率達98.8%，案卷合格率達100%。

    5、基礎(chǔ)設(shè)施：我所把檔案管理現(xiàn)代化納入了瘧防研究事業(yè)現(xiàn)代化的整體規(guī)劃中一起建設(shè)和實施，1998年11月2日形成檔案目標管理達標升級計劃，成立了檔案工作目標管理領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定、銷毀小組等組織，1999年2月5日決定成立綜合檔案室后，當月即為其配備計算機，至2000年9月，建立了勞動人事、防治、科研、教學(xué)、外事、財務(wù)等28個檔案、資料數(shù)據(jù)庫，初步實現(xiàn)用計算機管理檔案工作。 

四、檔案庫藏情況：

    通過我所及各瘧區(qū)瘧防人員幾十年的辛勤勞動，目前我所綜合檔案室集中統(tǒng)一管理的以科技檔案為主體的1403卷各類檔案中，黨群工作檔案65卷（永久卷33卷，長期卷32卷）；行政管理檔案317卷（永久卷150卷，長期卷142卷，短期卷25卷）；瘧疾防治工作檔案228卷（永久卷199卷，長期卷29卷）；科研教學(xué)檔案227卷（科研工作209卷，教學(xué)工作18卷），全為永久卷；外事工作檔案84卷（永久卷68卷，長期卷16卷）；基本建設(shè)工作檔案25卷，全為永久卷；設(shè)備儀器檔案63卷（永久卷39卷，長期卷24卷）；會計檔案394卷（憑證342卷，帳簿49卷，報表2卷，其它1卷）（永久卷3卷，定期卷394卷）；聲像榮譽實物檔案63卷（件）（已歸入相關(guān)類目計算卷數(shù)）。還藏有圖書資料209本，瘧疾防治資料829卷，外事資料35卷，會務(wù)資料14卷。全部檔案及資料基本實現(xiàn)了系統(tǒng)化、標準化、規(guī)范化管理?，F(xiàn)已初步形成具有瘧疾防治和科研教學(xué)特色的、以科技檔案為主體、門類齊全、制度完善、機構(gòu)健全、管理科學(xué)的瘧防和科研教學(xué)工作檔案現(xiàn)代化管理體系。并能面向我省瘧防工作的需要，多層次、多形式開發(fā)利用檔案信息資源，將繼續(xù)在編史修志、工作考查、科學(xué)研究等方面扮演重要角色并發(fā)揮重要作用。

五、檔案信息的開發(fā)利用及編研情況：

與1985年相比，我所的室藏檔案門類由人事瘧疾防治研究類、文書類、干部職工檔案類和會計類增加至2000年的黨群、行政、瘧疾防治、科研教學(xué)、外事工作、基本建設(shè)工作、設(shè)備儀器、會計等九個門類；案卷總數(shù)由1985年的396卷增加到現(xiàn)在的1403卷，相關(guān)資料878卷，圖書資料209冊，形成了檔案、資料一體化管理的信息管理中心。到目前為止，已編制了《全引目錄》、《案卷目錄》、《專題目錄》等檢索工具，還通過計算機系統(tǒng)提供《檔號查詢》、《單位字查詢》、《責任者查詢》、《文號查詢》、《文件題名查詢》、《主題詞查詢》、《附注查詢》、《載體查詢》、《從編查詢》、《時間查詢》等10余種查詢方法，并通過閱覽、借閱、復(fù)印等多種方式開展有效服務(wù)。通過參考利用檔案材料，現(xiàn)已編寫所志、蚊蟲志、論文匯編、大事記、沿革、瘧防工作年報等23種檔案編研成果。 

 

執(zhí)筆整理：李華憲

 

本所參加完成獲獎成果

 

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